Manager floty

 
 

Tu znajdą Państwo najważniejsze informacje dla Managera Floty. Dzięki nim korzystanie z naszych usług będzie jeszcze łatwiejsze i przyjemniejsze.

 

Szanowni Państwo,

przekazujemy w Państwa ręce niniejszy Podręcznik Managera Floty, którego zadaniem jest przybliżenie tematyki związanej z zarządzaniem flotą. Składająca się z 9 części lektura pomoże wybrać odpowiednie rozwiązanie dla każdej floty. Pokaże, jak najlepiej nią zarządzać, optymalizując koszty oraz efektywność parku samochodowego, a także poszerzy Państwa wiedzę w zakresie nowoczesnych, ekologicznych rozwiązań.

Zapraszamy do zapoznania się z Podręcznikiem, którego treść odnajdą Państwo w poniższych zakładkach.

Dla Państwa wygody oferujemy również Podręcznik w formie pliku PDF, który dostępny jest TUTAJ.

1.
Podręcznik Managera Floty
Kilka słów o rynku flotowym
Wstęp

Pomimo rozwoju technologii i wzrostu popularności służbowych podróży lotniczych wciąż najczęstszym środkiem transportu wśród pracowników pozostają podróże samochodem.

Dla części z nas zapewnienie pracownikom służbowych aut jest niezbędnym elementem działalności przedsiębiorstwa, dla innych to forma nagrodzenia najlepszych z nich. Bez względu jednak na powód, dla którego rozważasz zakup samochodów do firmy, niezwykle ważne jest, abyś w pełni rozumiał zasady obowiązujące na rynku, co pozwoli Ci na dokonanie w pełni świadomego wyboru opcji najlepszej dla Twojego przedsiębiorstwa.

Rynek flotowy, podobnie jak każda inna specjalistyczna dziedzina, nie jest prosty i łatwo zrozumiały. Do dyspozycji mamy niezliczone opcje, które mają ułatwić zarządzanie flotą. Celem tego Podręcznika jest pomoc w wyborze najodpowiedniejszej z nich – zapewniającej Ci najlepsze warunki finansowe przy uwzględnieniu bezpieczeństwa oraz spełnieniu oczekiwań pracowników.

 

Czym jest flota?

Nie każda firma czy organizacja zdaje sobie sprawę, że użytkując samochody osobowe lub dostawcze, staje się częścią rynku flotowego. W praktyce oznacza to, że często nie czerpią oni korzyści z możliwości, jakie daje im rynek flotowy. W ten sposób tracą szansę na odnalezienie optymalnego rozwiązania, które zapewni im najlepsze korzyści finansowe i rozwiązania prawne.
Powinieneś pamiętać, że dzięki świadomemu korzystaniu z oferowanych Ci możliwości flotowych możesz poprawić sytuację swojej firmy.

 

Twoja flota jest dla nas wyjątkowa

Doskonale wiemy, że każda firma jest inna. Wyróżnia ją wielkość, zasięg geograficzny, oferowane produkty lub usługi oraz wiek i charakter zespołu ludzi, którzy ją tworzą. Dlatego nasza oferta dopasowuje się indywidualnie do Twojego przedsiębiorstwa.

Zdajemy sobie sprawę, że dla niektórych przedsiębiorców firmowa flota to jedynie sposób służbowych podróży ich pracowników, dla innych to wysoki standard, który chcą im zapewnić. Auta mogą być nabywane poprzez złożone umowy zawierane przez pracodawców lub prosty dodatek pieniężny wypłacany na rzecz pracownika. Niezależnie jednak od tego, kto jest właścicielem pojazdu, dla Ciebie niezbędne jest jasne zrozumienie obowiązków Pracodawcy.

 

Obowiązek opieki

Oczywiste jest, że każdy pracodawca w ramach swojej polityki BHP powinien określić zasady podróży służbowych. Głównym tego celem jest stworzenie skutecznej polityki zarządzania ryzykiem, która utrzyma bezpieczeństwo pracy na odpowiednim poziomie.

Obowiązek opieki nie dotyczy wyłącznie użytkowników samochodów służbowych. Jako pracodawca masz również obowiązek ochrony każdego pracownika, łącznie z tymi, którzy do celów służbowych używają własnych samochodów, jak również innych użytkowników ruchu, których Twoi pracownicy napotykają na swojej drodze.

 

Zarządzanie kosztami

Podczas organizowania swojej floty staniesz przed możliwością wyboru jednej z wielu niejednokrotnie bardzo skomplikowanych opcji.

Doskonale wiemy, jak bardzo czasochłonne jest samodzielne zarządzanie flotą. Dlatego to Ty zdecydujesz, jak dużą ilość swojego czasu chcesz na to przeznaczyć. My natomiast proponujemy Ci szeroki wachlarz możliwości – od takich, w których przejmiemy tylko część Twoich obowiązków, po w pełni kompleksowe zarządzanie flotą bez konieczności Twojej ingerencji.

Należy pamiętać, że koszt użytkowania floty tylko częściowo zależy od ceny samochodu i wydatków na jego utrzymanie. Składa się na niego olbrzymia ilość czynników, takich jak chociażby wybór dostępnej opcji, rodzaj ubezpieczenia czy opodatkowanie.

 

Gwarancja najlepszych porad

Ford Flota za pomocą tego Podręcznika chce pomóc Ci zrozumieć wszystkie opcje dostępne dla Twojej firmy, z wyróżnieniem najlepszych możliwości oraz jasnym wyszczególnieniem najczęściej spotykanych pułapek – niektóre z nich narażają Twoją firmę na dodatkowe koszty, inne zagrażają bezpieczeństwu kierowców i innych użytkowników ruchu drogowego.
Pamiętaj, że w przypadku wątpliwości zawsze należy szukać profesjonalnej pomocy, którą możesz uzyskać, kontaktując się z nami.

Mamy nadzieję, że nasz Podręcznik Managera Flotowego pomoże Ci w wyborze najlepszego rozwiązania dla Twojej Firmy.

^ Zwiń ^
Dostępne rozwiązania

Niektóre firmy samodzielnie zarządzają swoją flotą, poświęcając własny czas. Inne powierzają pełną lub częściową kontrolę nad swoimi pojazdami profesjonalnym firmom.

To do Ciebie należy wybór sposobu opieki nad swoim parkiem samochodowym. Nam zależy na tym, aby podjęta przez Ciebie decyzja była w pełni świadoma.

Dla niektórych organizacji, takich jak firmy kurierskie czy wypożyczalnie pojazdów, flota jest niezbędnym elementem działalności, podczas gdy dla innych jedynie sposobem nagradzania pracowników, a jej brak nie zakłóciłby ich funkcjonowania. Jednak w większości przypadków flota istnieje po to, aby łączyć te dwie potrzeby – umożliwić pracownikom służbowe podróże, jednocześnie dając im możliwość wykorzystywania jej do celów prywatnych.

Warto zdać sobie sprawę, do czego flota potrzebna jest w Twojej firmie. To pomoże Ci podjąć właściwą decyzję o wyborze najodpowiedniejszego sposobu zarządzania nią.

 

Obszary działań flotowych

Każda flota wymaga zadbania o następujące aspekty:

  • sposób nabycia,
  • system zarządzania,
  • serwisowanie oraz właściwa eksploatacja,
  • kontrola zużycia paliwa,
  • ubezpieczenia,
  • przeznaczenie floty po okresie eksploatacji.
Twoja flota w Twoich rękach

Jeśli zdecydujesz się pozostawić zarządzanie flotą wyłącznie sobie, musisz pamiętać o wielu formalnych aspektach, takich jak:

  • wprowadzenie polityki flotowej, która będzie rozumiana i przestrzegana przez Twoich pracowników,
  • określanie zapotrzebowania na nowe pojazdy, rodzaju finansowania każdej operacji oraz jej realizacji,
  • serwisowanie oraz właściwa eksploatacja,
  • ubezpieczenie pojazdów,
  • niezbędne przeglądy samochodów,
  • regulowanie obciążeń finansowych wynikających z wymagań legislacyjnych.

W przypadku, gdy Twoja firma dysponuje obszerną flotą, dobrym pomysłem będzie zatrudnienie osoby do koordynowania jej działań. Manager floty powinien być w stałym kontakcie z szefami innych działów oraz pracownikami, co może pomóc poprawić efektywność zarządzania.

 

Twoja flota w naszych rękach

Pojęciem coraz częściej spotykanym podczas prowadzenia własnej firmy jest zarządzanie zewnętrzne (outsourcing). Daje ono możliwość skupienia całej swojej uwagi na rodzaju działalności, którym istotnie zajmuje się Twoja firma, poprzez zlecanie innych koniecznych działań wyspecjalizowanym firmom.

Dzięki skorzystaniu z takiej możliwości w przypadku Twojej floty zyskujesz spokój i pewność, że wszystkie zlecone zewnętrznej firmie obowiązki związane z Twoim parkiem samochodowym wykonywane są w pełni profesjonalnie – w Autoryzowanych Stacjach Obsługi Ford pod okiem wykształconych w tym kierunku specjalistów. Zewnętrzna firma pobiera od Ciebie opłaty, które pokrywają rzeczywiste koszty użytkowania i utrzymania Twoich pojazdów. W konsekwencji masz 100% pewność, że Twoja flota znajduje się w dobrych rękach.

Koszty ponoszone z tytułu użytkowania i utrzymania parku samochodowego w przypadku korzystania ze specjalistycznej firmy mogą być niższe, niż gdybyś na własną rękę zajmował się swoją flotą. Związane jest to z efektem skali, który prawidłowo wykorzystywany obniża szereg wydatków – od wymiany opon po koszty zapewnienia pomocy drogowej.

 

Twoja flota we wspólnych rękach

Nie musisz decydować się na pozostawienie całej floty pod swoją opieką lub przekazanie pełnego zarządzania nią zewnętrznej firmie. Na rynku dostępne są również możliwości, które łączą te dwa skrajne stanowiska.

  • Firmy oferujące zarządzanie flotą zapewniają kompleksowe usługi dla operatorów flot, poczynając od pomocy podczas zakupu parku samochodowego, kończąc na wsparciu w odsprzedaży zbędnych pojazdów po zakończeniu okresu ich wykorzystywania. Firmy z tej grupy zapewniają zarządzanie flotą, nie oferują bezpośredniego finansowania, nie przejmują też na siebie żadnego ryzyka (na przykład związanego ze zmianą wartości rezydualnej pojazdów). Ryzyko to pozostaje na barkach właściciela firmy, podobnie jak inne ważne decyzje związane z zarządzaniem flotą. Firma zarządzająca flotą w razie potrzeby oferuje jedynie swoje rady i dzieli się własną wiedzą.
  • Firmy wynajmu długoterminowego oferują kompleksowy pakiet finansowania zapewniający przeniesienie większości aspektów operacyjnych na zewnętrzną firmę zajmującą się flotą. Ryzyko związane z flotą spoczywa w tym przypadku również na specjalistycznej firmie. Proces ten oparty jest na leasingu operacyjnym z uwzględnieniem dodatkowych udogodnień. Umowa wynajmu zapewnia kompleksową obsługę w zakresie nabycia, zarządzania oraz serwisowania w zamian za ustaloną ratę – zazwyczaj zależą one od okresu oraz przebiegu kilometrów. Jeśli uzgodniony limit kilometrów zostanie przekroczony, stałe opłaty obciążające właściciela floty wzrosną.

Zrzekając się części obowiązków związanych z prowadzeniem Twojej floty na rzecz zewnętrznej firmy, możesz zmniejszyć koszty jej prowadzenia oraz zwiększyć wydajność dzięki doświadczeniu firm, które się tym zajmują. Dodatkową korzyścią są jasno określone zasady serwisowania.

 

Wybór najlepszego rozwiązania

Najważniejszym kryterium dla każdego przedsiębiorcy podczas wyboru opcji finansowania swojej floty są koszty. Dlatego przed podjęciem decyzji tak ważna jest ich dokładna analiza. Dzięki niej możliwy jest wybór najlepszej opcji.

Podczas kalkulacji kosztów związanych z pozostawieniem floty w swoich rękach, musimy pamiętać, że ze względu na ryzyko spoczywające całkowicie na naszym budżecie nie możemy w pełni przewidzieć ich wysokości. W dodatku prognozowane wydatki powinny zawierać również ponoszone przez nas koszty administracyjne mierzone czasem poświęconym na zarządzanie flotą.

Jeśli natomiast decydujemy się na zlecenie pełnego zarządzania flotą firmie zewnętrznej, możemy być pewni, że płacone przez nas raty będą stałe. W tym przypadku należy jednak pamiętać o ewentualnych kosztach związanych z zerwaniem przez nas umowy, które często mogą znacząco obciążyć budżet firmy.

Pamiętaj, że nie zawsze najtańsze rozwiązania są najlepsze dla Twojej firmy. W szczególności kiedy obciążają Cię one dodatkowym ryzykiem, a w grę wchodzi bezpieczeństwo oraz spokój zarówno Twój, jak i Twoich pracowników.

^ Zwiń ^
Finansowanie floty i jej opodatkowanie

Aby w pełni wyliczyć koszty prowadzenia floty, należy wziąć również pod uwagę wysokość podatków, które zależne są od wybranego przez nas sposobu finansowania. Decyzja o tym, czy zdecydujemy się na leasing czy zakup samochodu, powinna być podejmowana bardzo ostrożnie w porozumieniu z działem finansowym firmy.

Na rynku zdarzają się firmy, które wybierają opcję zakupu swojej floty. Jednak większości z nich kapitał potrzebny jest do bieżącego funkcjonowania, a flotę postanawiają one finansować w inny sposób aniżeli jednorazową opłatą. To właśnie z myślą o tych przedsiębiorstwach powstało wiele usług umożliwiających finansowanie floty.

Teoretycznie wybór opcji finansowania pozostaje w rękach dyrektora finansowego firmy, ale ważne jest, aby menadżer zajmujący się flotą w pełni rozumiał podjętą przez niego decyzję.

Nasz Podręcznik Managera Flotowego dostarcza Ci tylko ogólnych informacji na temat zarządzania flotą. Dlatego jeśli chcesz uzyskać pomoc w podjęciu konkretnych decyzji, po prostu skontaktuj się z naszym ekspertem. Pamiętaj, że najważniejsze jest, abyś w pełni rozumiał każdy aspekt podpisywanej przez siebie deklaracji.

 

Opcje finansowania
  • Zakup
  • Leasing
  • Finansowanie przez użytkownika
Zakup

Zakupu pojazdu można dokonać w dwóch formach.

  • Zakup bezpośredni – czyli sfinansowanie pojazdów za gotówkę. W ten sposób flota staje się jednym z aktywów Twojej firmy, które w razie konieczności możesz sprzedać.
  • Zakup ratalny (na kredyt) – jest to możliwość skierowana do tych, którzy chcą posiadać swoją flotę, ale nie decydują się na jej jednorazowe sfinansowanie. W tym przypadku Twoja firma zobowiązuje się do wniesienia kaucji, po której następuje płacenie rat w trakcie ustalonego okresu. Dopiero, gdy wszystkie warunki umowy są spełnione, po zakończeniu spłacania rat, własność samochodu przechodzi w pełni na kredytobiorcę.
Leasing

W ostatnich latach leasing staje się coraz bardziej popularną formą finansowania floty. Do jego głównych korzyści należy możliwość uzyskania ulg podatkowych oraz wyzbycie się ponoszenia ryzyka związanego ze zmianą wartości rezydualnej pojazdów. Spotkać możemy się z dwiema głównymi formami leasingu.

  • Leasing operacyjny – w tym przypadku przedmiot leasingu pozostaje po stronie leasingodawcy, w związku z czym obowiązek amortyzacji spoczywa właśnie na nim. Leasingobiorca zalicza do kosztów uzyskania przychodu wpłatę początkową oraz comiesięczne raty (zarówno w części kapitałowej, jak i odsetkowej). Podatek VAT doliczany jest w tym przypadku do rat leasingowych. Czas umowy określany jest z góry i wynosi co najmniej 40% czasu amortyzacji pojazdów. Po wygaśnięciu umowy istnieje możliwość przeniesienia prawa własności do pojazdów na leasingobiorcę w cenie równej wartości początkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne.
  • Leasing finansowy – przedmiot leasingu zostaje w tym przypadku przypisany do leasingobiorcy, który w związku z tym odpowiada za amortyzację pojazdów. Podatek VAT rozliczany jest w leasingu finansowym z góry od łącznej kwoty umowy. Okres trwania umowy wynosi powyżej 12 miesięcy i jest z góry określony, przy czym łączna wartość opłat leasingowych pokrywa w tym przypadku całkowitą cenę zakupu przedmiotu. Do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć można odpisy amortyzacyjne oraz część odsetkową każdej opłaty leasingowej. Nie należy jednak do nich początkowa wpłata (czyli tzw. czynsz inicjalny). Po zakończeniu czasu trwania umowy pojazdy są przejmowane na stałe przez leasingobiorcę.

Zazwyczaj najważniejszym kryterium podczas wyboru formy leasingu jest dla nas wysokość kosztów początkowych. Są one znacznie niższe w przypadku leasingu operacyjnego ze względu na mniejsze zaangażowanie kapitału własnego. Być może właśnie z tego powodu leasing operacyjny jest najczęściej wybieranym na polskim rynku.

 

Finansowanie przez użytkownika – „szara flota”

Nie wszystkim znane jest pojęcie „szarej floty”. Określenie to związane jest z wykorzystywaniem przez pracowników własnych samochodów w celach służbowych.

Rozwiązanie to może wydawać się korzystne ze względu na mniejsze finansowe obciążenie naszej firmy oraz skierowanie odpowiedzialności za użytkowane pojazdy na pracowników, których są one własnością. Powoduje to jednak również szereg problemów – przede wszystkim związanych z nieuczciwym naliczaniem służbowych kilometrów przez pracowników, co generuje niepotrzebne koszty. Poza tym należy pamiętać, że w grę wchodzi bezpieczeństwo pracowników – zatem mimo że teoretycznie nasza firmowa flota pozostaje w ich rękach, to do nas powinno należeć kontrolowanie sprawności działania wszystkich pojazdów. W przypadku „szarej floty” często naruszana jest również kwestia ochrony środowiska – typowe flotowe samochody zmuszone są do spełniania norm emisji szkodliwych substancji do atmosfery, natomiast te, które pozostają w posiadaniu naszych pracowników, są często pozbawione tej cechy.

 

Kolejne ważne aspekty

Wyróżnić możemy jeszcze dwa niezwykle ważne aspekty, o których powinniśmy wiedzieć przed podjęciem decyzji o sposobie finansowania floty.

  • Prognozowana wartość rezydualna pojazdu – należy zwrócić szczególną uwagę na to, która ze stron bierze na siebie odpowiedzialność za ryzyko związane z nieprzewidzianymi zmianami wartości pojazdu w trakcie trwania umowy. Może się zdarzyć, że niskie raty leasingowe nie idą w parze z obiecywaną wysoką wartością pojazdu po zakończeniu trwania umowy – gdy omawiana odpowiedzialność spoczywa na Tobie, to Ty narażony jesteś na stratę.
  • Efektywna stopa procentowa – powinieneś pamiętać, że liczby prezentowane w ofertach nie zawsze odpowiadają rzeczywistości, dlatego tak ważne jest umiejętne porównywanie efektywnej stopy procentowej czyli rzeczywistego podsumowania wszystkich kosztów poniesionych w związku z leasingiem na chwilę zawierania umowy – tylko w ten sposób możliwy będzie wybór najkorzystniejszej z ofert.
Na co zwrócić uwagę podczas wyboru oferty?
  • Ogólny koszt oferty zawierający podliczenie wszystkich wydatków związanych z zawarciem oraz utrzymaniem umowy.
  • Poziom bezpieczeństwa gwarantowanego pracownikom poprzez oferowaną flotę.
  • Konsekwencje realizacji umowy na nasze przepływy finansowe.
  • Korzyści podatkowe.
  • Odpowiedzialność za ryzyko związane ze zmianami na rynku finansowym.
  • Rodzaj oferowanego ubezpieczenia.
  • Konsekwencje w razie konieczności zerwania umowy.
  • Konieczność zaangażowania pracy naszego personelu w realizację działań flotowych.
^ Zwiń ^
Zasady alokacji floty

Służbowy samochód to często wyróżnienie dla naszych pracowników. Dodatkowa flota na wysokim poziomie jest zatem sposobem zapewnienia im wysokiej satysfakcji i dodatkowej motywacji. Należy pamiętać, że chęć oszczędności może w tym przypadku rzutować na jakość pracy wykonywanej przez personel oraz na jego bezpieczeństwo.

 

Z Twojego punktu widzenia

Dla każdego najważniejsze jest obniżenie ponoszonych kosztów do minimum. Ale istotne jest również zadowolenie pracowników oraz ich dobra prezencja w samochodach wysokiej klasy.

Jak znaleźć idealne rozwiązanie tej sytuacji?

  • Najważniejsze jest zrozumienie potrzeb naszej firmy – flota przeznaczona dla pracowników jako narzędzie pracy powinna być postrzegana inaczej niż ta przyznawana im w formie wyróżnienia lub stałej korzyści.
  • Kluczowe okazuje się również dokładne zapoznanie się z rynkiem pod względem czynników takich jak to, kto, co i za ile jest w stanie nam zaoferować, jaka jest przewidywana cena, za którą będziemy mogli odsprzedać naszą flotę w przyszłości, oraz jak na tle innych kandydatów wypada dany model pod względem ilości spalanego paliwa.
  • Należy przeanalizować nie tylko koszty przedstawione nam w cenniku, ale również dodatkowe wydatki związane z późniejszym utrzymywaniem floty – często pozornie gorsza oferta może okazać się znacznie lepsza, biorąc pod uwagę dodatkowo ponoszone obciążenia takie jak na przykład naprawy, ubezpieczenia czy koszty paliwa.

Jak znaleźć idealne rozwiązanie tej sytuacji?

Wybór samochodu flotowego z perspektywy pracownika wydaje się dużo prostszy. Pozornie ważny jest dla niego wyłącznie model użytkowanego auta oraz ewentualne koszty, które będą obciążać bezpośrednio jego budżet.

Pozostaje zatem pytanie, czy powinniśmy pozwolić pracownikom na jakikolwiek udział w procesie podejmowania decyzji odnośnie do floty.

Najważniejszy jest rozsądny i uczciwy przydział służbowych aut. Nie chcemy, aby któryś z pracowników czuł się poszkodowany. Dodatkowo ważna jest nie tylko cena samochodów, ale również ich rodzaj – powinien być on dopasowany przede wszystkim do naszych potrzeb.

Jak znaleźć idealne rozwiązanie tej sytuacji?

Wybór floty, która przede wszystkim ma spełniać potrzeby biznesu i dodatkowo oczekiwania jej użytkowników, może wydawać się trudnym zadaniem. Jednak dzięki zrozumieniu obowiązujących na rynku zasad dobry menadżer przy pomocy specjalistów z pewnością jest w stanie wypracować rozwiązanie efektywne zarówno w sferze kosztowej, jak i zadowolenia pracowników firmy.

^ Zwiń ^
Serwisowanie, utrzymanie i naprawy

Wraz z rozwojem rynku motoryzacyjnego znacznej poprawie uległy standardy bezpieczeństwa nowych pojazdów. Mimo rzadszej konieczności napraw, dłuższym okresom serwisowym i licznym zapewnieniom ze strony producentów o gwarantowanym bezpieczeństwie należy pamiętać, że nasze pojazdy stanowią źródło potencjalnego niebezpieczeństwa. Dlatego właśnie tak ważne jest, aby firmowa flota była zawsze w jak najlepszym, niebudzącym żadnych wątpliwości stanie.

 

Obowiązek opieki

Każdy pracownik zatrudniony w firmie powinien podlegać opiece, której zapewnienie stanowi nasz obowiązek. W perspektywie służbowej floty z tego zobowiązania wywiązujemy się poprzez zagwarantowanie pełnej sprawności pojazdów i regularnych kontroli serwisowych zgodnych z wymaganiami producenta.

Obowiązek przestrzegania terminów kontroli serwisowych może zostać przekazany pracownikowi użytkującemu pojazd. Jednak mimo tego pojazd powinien być nadzorowany przez wyznaczoną do tego jednostkę w naszej firmie.

 

Czym jest właściwa eksploatacja pojazdów?

Eksploatacja pojazdów powinna gwarantować nie tylko bezpieczeństwo pojazdu, ale również idealne dopasowanie go do pełnionych funkcji. Właściwie serwisowany pojazd jest bardziej wydajny w perspektywie zużycia paliwa, mniej kosztowny w naprawach, a po okresie użytkowania ma szanse na osiągnięcie wyższej ceny odsprzedaży.

Konieczne jest jasne wyjaśnienie pracownikom, za jakie konkretnie procesy związane z właściwą eksploatacją pojazdu odpowiadają oni – jako użytkownicy pojazdów, a które obejmujemy my sami – jako firma.

Zakres procesu właściwej eksploatacji.

  • Rutynowe kontrole – nawet mimo pozornie dobrego stanu technicznego Twojej floty musi ona podlegać regularnym kontrolom w celu wczesnego wykrycia ewentualnych wad oraz sprawdzenia takich aspektów, jak ciśnienie w oponach czy poziom płynu hamulcowego.
  • Serwisowanie – każdy samochód co jakiś czas wymaga rutynowego serwisowania, aby zapobiec problemom wynikającym ze zużywania się niektórych jego elementów.
  • Naprawy – mogą być konieczne ze względu na przebyte wypadki, zużycie poszczególnych części pojazdu lub ich zepsucie. Przy czym należy pamiętać, że nawet pozornie drobne uszkodzenia powinny zostać poddane naprawie, gdyż ignorowane mogą przyczynić się do zagrożenia bezpieczeństwa użytkowników pojazdu.
  • Kontrolowanie jakości opon – musimy pamiętać, że opony są jednym z najważniejszych elementów samochodu. To one zapewniają kontakt pojazdu z nawierzchnią drogi, dlatego tak ważny jest ich dobry stan, który osiągnąć można poprzez regularne kontrole głębokości bieżnika, ciśnienia w oponach oraz przede wszystkim wymianę opon w odpowiednim czasie.
Gwarancja

Charakterystyczną rzeczą dotyczącą samochodów flotowych jest fakt, że narażone są one na częste serwisowanie nie tylko w miejscu lub okolicy zakupu, ale także podczas podróży służbowych w całym kraju. W tym przypadku ważne jest, abyśmy byli w pełni świadomi, gdzie w ramach obowiązującej nas gwarancji możemy serwisować nasze pojazdy bez dodatkowych kosztów.

 

Utrzymanie floty a outsourcing

Prowadząc małą firmę, bezpośredni kontakt z dealerami wydaje się dobrym rozwiązaniem dla naszej floty. Jednak w przypadku, gdy zarządzamy dużym przedsiębiorstwem, najlepszym pomysłem może okazać się zlecenie przejęcia kontroli nad flotą profesjonalnej firmie.

Jeśli zdecydujesz się na powierzenie swojej floty zewnętrznej firmie, ważne jest, abyś był pewny, że rozumie ona potrzeby Twojej działalności. W tym celu możesz poprosić o wskazanie przykładów innych, podobnych do Twojej, firm, które korzystają z ich usług i przekonać się, jak sprawnie działa ich flota.

Podczas negocjacji z firmą outsourcingową zwróć też uwagę, czy na pewno wszystkie proponowane przez nią opcje wchodzące w skład Waszej umowy, są potrzebne Twojej flocie – często rezygnując z niektórych z nich możesz oszczędzić znaczną część pieniędzy. Dobrym przykładem takiej zbędnej opcji może być sytuacja, w której właścicielowi sieci lokalnych pizzerii zlokalizowanych w jednym województwie oferowana jest możliwość bezpłatnego serwisowania pojazdów w całej Polsce wraz z zapewnieniem na ten czas aut zastępczych. Może się okazać, że jeśli zrezygnuje on z tej możliwości, koszt prowadzenia przez niego floty ulegnie obniżeniu.

^ Zwiń ^
Tankowanie pojazdów flotowych

Wydatki na paliwo są jednym z najważniejszych kosztów ponoszonych podczas posiadania firmowej floty. Szczególnie w ostatnich latach, ze względu na zmieniające się ceny paliw, ważne jest podjęcie rozsądnej decyzji odnośnie do źródła zasilania naszych pojazdów.

 

Wymogi ekologiczne

W Europie podatki nakładane na firmową flotę zależne są między innymi od ilości produkowanego przez nią dwutlenku węgla, co skłania wielu przedsiębiorców do poszukiwania możliwości ograniczenia emisji CO2. Często polityka europejskich firm przekłada się na działalność ich oddziałów w Polsce. Idąc o krok dalej, niektóre firmy w ramach ochrony środowiska decydują się na ograniczenie służbowych wyjazdów poprzez zastąpienie ich na przykład internetowymi konferencjami.

Oba te działania, które mają na celu ochronę środowiska, przyczyniają się również do zmniejszania kosztów zużywanego paliwa, a co za tym idzie wpływają bezpośrednio na wzrost zyskowności naszego przedsiębiorstwa.

Należy pamiętać, aby już podczas wyboru flotowych pojazdów zwrócić uwagę na ilość spalanego przez nie paliwa czy emisję CO2.

 

Kontrola nad zużyciem paliwa

Niezwykle ważne jest, aby ilość zużywanego w naszej firmie paliwa pozostawała pod stałą kontrolą.

Nie jest to wyłącznie przejawem braku zaufania wobec naszych pracowników, ale przede wszystkim możliwością stałej kontroli tego, czy każdy z naszych pojazdów pracuje prawidłowo – zgodnie z obiecywaną przez producenta wydajnością.

Najłatwiejszym sposobem jest wprowadzenie kart tankowania pojazdów, które rzetelnie wypełniane przez pracowników dadzą Ci dokładny wgląd w wydajność Twojej floty i mogą pozwolić znaleźć najlepszą drogę do uzyskania znacznych oszczędności.

Dzięki wymaganiu prowadzenia kart tankowania możliwe będzie kontrolowanie, czy Twoi pracownicy nie używają służbowej floty do celów prywatnych, generując w ten sposób dodatkowe koszty. Okazuje się również, że pracownicy podczas tankowania służbowych pojazdów, nie zwracają uwagi na cenę używanego paliwa – często tankując na najdroższych stacjach benzynowych, co w przypadku jednego samochodu, może wydawać się nieznaczącą różnicą, jednak biorąc pod uwagę flotę liczącą kilkanaście czy kilkadziesiąt pojazdów, skutkuje sporymi stratami.

 

Alternatywne rozwiązania

Aby zmniejszyć emisję zanieczyszczeń związanych z użytkowaniem samochodów, zaczęto poszukiwania alternatywnych rozwiązań, które miałyby mniejszy wpływ na środowisko. W wyniku tych działań mamy obecnie możliwość zakupienia auta zaopatrzonego w różne formy zasilania.

  • Hybryda – czyli połączenie dwóch rodzajów zasilania, najczęściej spalinowego i elektrycznego. Samochody zasilane w ten sposób charakteryzują się przede wszystkim wyjątkowo niskim spalaniem benzyny, co świadczy też o tym, że są bardziej ekologiczne.
  • LPG – popularność wykorzystywania instalacji LPG wciąż rośnie przede wszystkim z uwagi na oszczędności, które za sobą niesie. Szacuje się, że koszty podróży przy użyciu tradycyjnej benzyny są około dwa razy wyższe niż w przypadku zasilania pojazdu gazem LPG. Dodatkowo podczas korzystania z tego typu instalacji wydzielane są znacznie mniejsze ilości gazów cieplarnianych niż w przypadku benzyny (około 24% mniej tlenku azotu oraz aż 60% mniej dwutlenku węgla).
  • Wodór – prawdopodobnie w przyszłości stanie się najpopularniejszym paliwem przede wszystkim ze względu na fakt, że jego złoża nigdy się nie wyczerpią, a jego wartość opałowa jest najwyższa ze wszystkich znanych nam paliw. W dodatku podczas spalania wodoru nie następuje emisja CO2, co wydaje się jego największą zaletą.
  • Zasilanie elektryczne – wciąż mało upowszechniony w Polsce, jednak z rosnącą popularnością na świecie. Ceny użytkowania takich pojazdów powinny być bardzo niskie, jednak koszty ich produkcji wciąż pozostają bardzo wysokie. Prawdopodobnie na rozpowszechnienie pełnego napędu elektrycznego trzeba będzie jeszcze poczekać, jednak niewykluczone jest, że w przyszłości będzie on jedną z najczęściej spotykanych form zasilania pojazdów.

Jak nietrudno zauważyć powyższe technologie mogą znacznie obniżyć koszty użytkowania zarówno pojazdów flotowych, jak prywatnych. Mają one też mniejszy wpływ na środowisko, z czego korzyści czerpać mogliby nie tylko ich użytkownicy, ale również całe otoczenie.

Problemem wciąż pozostaje jednak cena zakupu pojazdów z silnikiem innym niż tradycyjny. Prawdopodobnie dopóki nie staną się one bardziej popularne, ich ceny nie obniżą się.

Ford jako jedna z niewielu marek oferuje Ci te technologie w atrakcyjnych cenach. Najlepszym tego przykładem jest nowy Ford Mondeo Hybrid.

^ Zwiń ^
Ekologiczne samochody w Twojej flocie

Troska o środowisko w ciągu ostatnich lat stała się swego rodzaju trendem modowym promowanym przez gwiazdy i wielkie przedsiębiorstwa. Dzięki byciu „eko” Twoja firma może wiele zyskać zarówno bezpośrednio w kwestiach finansowych – dzięki zmniejszeniu podatków, jak w oczach potencjalnych klientów czy inwestorów.

Z perspektywy firmowej floty możesz stać się bardziej „eko” na kilka sposobów:

  • decydując się na pojazdy o mniejszych silnikach emitujących mniejsze ilości szkodliwych substancji,
  • zwiększając wydajność samochodów na przykład poprzez edukację pracowników,
  • ograniczając liczbę służbowych podróży,
  • decydując się na jeden z alternatywnych sposobów zasilania Twoich pojazdów (które omówione zostały w części 6. Podręcznika Managera Flotowego).
Zmniejszenie spalania paliwa

Jak już zostało wspomniane, zużycie paliwa można ograniczyć na dwa sposoby:

  • zakup pojazdów o zmniejszonej emisji dwutlenku węgla – często samochody te mają mniejsze silniki i bywają mniejszych rozmiarów,
  • edukację pracowników w kwestii oszczędnej jazdy, co w przełożeniu na dużą liczbę flotowych pojazdów może w znacznym stopniu pomóc ograniczyć emisję szkodliwych substancji oraz obniżyć koszty przedsiębiorstwa.
Ograniczenie liczby podróży służbowych

Często w prosty sposób można zredukować liczbę przebytych przez pracowników kilometrów. Poniżej przedstawiamy kilka najefektywniejszych metod ograniczenia podróży służbowych.

  • Wykorzystanie dostępnej technologii – dzięki zaawansowanym urządzeniom możliwy jest kontakt ze współpracownikami lub klientami oddalonymi od nas o setki czy tysiące kilometrów bez konieczności odbywania podróży służbowych. Dlatego jeśli planowana rozmowa nie musi odbywać się w „cztery oczy”, zamiast kreowania niepotrzebnych kosztów warto ustalić wszystko z drugą stroną poprzez rozmowę telefoniczną lub wideo-konferencję.
  • Rzetelniejsze planowanie służbowych podróży – być może przy okazji jednego wyjazdu można zrealizować kilka spotkań, bez konieczności udawania się w to samo miejsce w niedalekiej przyszłości. Lepsze logistycznie rozplanowanie podróży może znacznie ograniczyć ilość kilometrów, które przebywają nasi pracownicy.
  • Możliwość pracy z domu – jest to rozwiązanie, które oszczędza zarówno czas pracowników, jak liczbę wykonywanych przez nich kilometrów. Należy jednak pamiętać, że zlecając pracownikom pracę z domu, musimy zadbać zarówno o odpowiednie warunki ich pracy, ale też o stałą kontrolę wykonywanych przez nich obowiązków.
  • Zachęcanie pracowników do korzystania z rowerów lub komunikacji miejskiej, a w przypadku krótszych dystansów wyboru spaceru – może się zdarzyć, że cel naszej podróży oddalony jest od biura na przykład o 2 km, chociaż niektórym trudno w to uwierzyć, większość pracowników w tym przypadku zdecyduje się na przejazd służbowym samochodem, który w godzinach szczytu może zająć znacznie więcej czasu niż spokojny spacer. Ważne jest zatem nakłanianie pracowników do korzystania z komunikacji miejskiej, rowerów czy wyjść pieszo, co wpłynie pozytywnie nie tylko na nasz budżet, ale przede wszystkim na środowisko, o które chcąc być „eko”, mamy obowiązek się troszczyć.
Alternatywne sposoby zasilania floty

O tym, że wszystkie alternatywne sposoby zasilania firmowej floty są lepsze dla środowiska niż tradycyjne paliwa, wspomniane zostało w części 6. Podręcznika. Każdy z nich charakteryzuje się jednak również wyższą ceną zakupu.

Podczas podejmowania decyzji odnośnie do wyboru samochodów dla Twojej floty oszacuj, czy zakup droższych, ale bardziej wydajnych pojazdów nie będzie lepszym rozwiązaniem dla Twojego biznesu.

 

Szkolenia z ekonomicznej jazdy

Eco-driving jest szczególnie znany Skandynawom, którzy ekonomicznej jazdy uczą się już podczas kursu nauki jazdy. W Polsce technika ta nie jest jeszcze tak rozpowszechniona, dlatego warto przeprowadzać szkolenia w tym zakresie.

Ekonomiczna jazda pozwala nie tylko na obniżenie emisji dwutlenku węgla. Przynosi nam też mierzalne korzyści finansowe poprzez obniżenie kosztów zużycia paliwa – nawet o 25%. Możemy być zatem pewni, że w przypadku firmowych flot pieniądze zainwestowane w szkolenie kierowców w tym zakresie prędzej czy później wrócą do naszego budżetu.

Eco-driving często mylony jest z powolnym stylem prowadzenia samochodu. W rzeczywistości polega on jednak na przewidywaniu sytuacji na drodze i planowaniu jazdy tak, aby uniknąć niepotrzebnych przyspieszeń i hamowań. Wiąże się on również z jazdą na najwyższym możliwym biegu oraz hamowaniem poprzez ich redukcję. Założeń dotyczących eco-drivingu jest oczywiście więcej i nie wszystkie z nich są łatwe do opanowania, dlatego też tak ważne są profesjonalne, okresowo powtarzane szkolenia w tym zakresie.

^ Zwiń ^
Bezpieczeństwo kierowców

Kwestia bezpieczeństwa naszych pracowników to jedyny aspekt, w którym ważniejszym od minimalizowania kosztów powinno być zapewnianie najlepszych możliwych standardów.

Zwiększyć bezpieczeństwo naszych pracowników możemy na kilka różnych sposobów:

  • inwestując w nowoczesne technologie montowane w samochodach, które przydatne są podczas prowadzenia pojazdu – systemy zapobiegające kolizjom, kontrola czasu pracy kierowcy czy zabezpieczenia krawędzi drzwi oraz systemy ułatwiające parkowanie,
  • pomagając pracownikom w przestrzeganiu zasad BHP – na przykład przez montowanie w pojazdach urządzeń wymuszających postoje czy zestawów głośnomówiących,
  • organizując szkolenia w zakresie bezpiecznej jazdy oferowane przez profesjonalne szkoły doskonalenia techniki jazdy,
  • nakłaniając pracowników do zastępowania spotkań poza biurem wideokonferencjami (gdy tylko jest to możliwe).
^ Zwiń ^
Jak oszczędzać na flocie? – 10 praktycznych porad

Wydatki związane z zarządzaniem flotą bardzo często stanowią znaczną część kosztów generowanych przez przedsiębiorstwo. 10 naszych praktycznych porad pomoże Ci je ograniczyć.

 

1) Dokładnie sprawdź wszystkie dostępne możliwości finansowania floty

Dzisiejszy rynek flotowy daje Ci szeroki wybór opcji finansowania Twoich pojazdów. Ważne jest, abyś przed podjęciem decyzji dokładnie się z nimi zapoznał. Dzięki temu zyskasz szansę wyboru oferty najlepiej dopasowanej do Twoich potrzeb. Pamiętaj, że w razie niejasności nasi specjaliści chętnie odpowiedzą na Twoje pytania – wybór musi być w pełni świadomy.

 

2) Śledź regularnie zmiany na rynku flotowym oraz zasięgaj informacji o dostępnych ofertach, a w razie potrzeby renegocjuj warunki umów

Ważne jest, aby nawet po podjęciu decyzji dotyczącej wyboru finansowania pojazdów kontrolować rynek flotowy. Renegocjacje umów mogą przyczynić się do znacznego obniżenia kosztów.

 

3) Rzetelnie rejestruj bieżące wydatki

Szczególnie w przypadku dużych flot ważna jest dokładna kontrola wszystkich kosztów. Rejestrowanie sum, które przeznaczane są na konkretne działania w zakresie floty, może pozwolić Ci na ich obniżenie.

 

4) Zwróć uwagę na ekonomiczność pojazdów

Koszty paliwa stanowią ważną część wydatków flotowych, dlatego tak ważne jest, aby podczas wyboru pojazdów zwrócić szczególną uwagę na ilość zużywanego przez nie paliwa.

 

5) Organizuj szkolenia z ekonomicznej jazdy

Eco-driving, który został szerzej opisany w 7. części Podręcznika, przyczynia się zarówno do oszczędności zużycia paliwa, jak zmniejszenia ryzyka wypadków. Dobrym rozwiązaniem jest zatem szkolenie w tym zakresie pracowników korzystających ze służbowej floty.

 

6) Wymagaj korzystania z kart paliwowych

Wprowadzenie kart paliwowych to najlepsze rozwiązanie, które pozwoli Ci kontrolować wydatki związane z paliwem i eliminować ewentualne nadużycia ze strony Twoich pracowników.

 

7) Dbaj o dobry stan Twojej floty

Zapewniając swojej flocie regularne serwisowanie i kompleksowe naprawy w przypadku szkód, przyczyniasz się do zmniejszenia prawdopodobieństwa wypadków, które mogą spowodować nie tylko komplikacje finansowe w Twojej firmie, ale przede wszystkim zagrażają bezpieczeństwu Twoich pracowników.

 

8) Inwestuj w nowe technologie poprawiające bezpieczeństwo Twoich pracowników

Czasem wyższe koszty zakupu pojazdów, które mogą pozornie wydawać się zbędne, przyczyniają się do zwiększenia bezpieczeństwa naszych pracowników oraz zmniejszenia szkodowości floty. Dlatego często warto inwestować w nowe technologie dostępne w samochodach flotowych.

 

9) Kontroluj szarą flotę

Jeśli już zdecydujesz się na wykorzystywanie w swoim przedsiębiorstwie tzw. szarej strefy, staraj się ją stale monitorować. Niekontrolowana może zagrażać nie tylko Twojemu budżetowi, ale również bezpieczeństwu pracowników.

 

10) Pamiętaj, że nasi specjaliści flotowi są po to, by pomóc Ci w prowadzeniu floty

W przypadku wątpliwości zawsze warto zadawać pytania osobom, które mają większą wiedzę z danego zakresu. Dlatego właśnie nasi specjaliści oferują Ci kompleksowe doradztwo, a ich poparte doświadczeniem wskazówki pomogą zaoszczędzić Twoje pieniądze.

^ Zwiń ^